אוטומציה עסקית – איך להפוך תהליכים ידניים לאוטומטיים ולחסוך זמן וכסף

אוטומציה עסקית מאפשרת לבצע משימות חוזרות באופן אוטומטי ללא התערבות ידנית, באמצעות מערכות המאפשרות חיבור בין מערכות שונות לצורך העברת מידע חלקה וביצוע פעולות אוטומטיות1. אוטומציה עסקית יכולה לייעל כל תחום בעסק, ממכירות ושיווק ועד לניהול פרויקטים ותהליכים פיננסיים.

איך אוטומציה עסקית עובדת?

טריגרים: האירוע הראשון שגורם לאוטומציה להתחיל לפעול (לדוגמה, השארת פרטים, רכישה, קבלת מייל).

פעולות: הפעולות שאנו רוצים שיתבצעו לאחר הפעלת הטריגר.

תנאים: פילטרים והכוונה בתהליך, המנתבים את האוטומציה למסלול מסוים.

צעדים להפיכת תהליכים ידניים לאוטומטיים:

זיהוי הזדמנויות לאוטומציה: חפשו תהליכים שגוזלים זמן ולא מוסיפים ערך.

תהליכים שנדרשות בהם משימות חזרתיות, כמו ניהול חשבוניות, מענה לדוא"ל ושירות לקוחות, הם מועמדים מתאימים לאוטומציה.

תכנון: הגדירו מטרות ותוצאה רצויה של התהליך המוטמע.

בחירת הכלים: השתמשו בכלים כמו Zapier, Make כדי לקשר בין אפליקציות שונות ולהפוך משימות ידניות לאוטומטיות.

יתרונות האוטומציה העסקית:

שיפור חוויית הלקוח.

הגברת היעילות.

חיסכון במשאבים.

ייעול תהליכים תפעוליים.

שיפור התקשורת הארגונית.

כ-60% מסך הפעולות בעסק ניתנות להמרה על ידי תהליכים אוטומטיים. טכנולוגיות בינה מלאכותית כמו למידת מכונה (ML), עיבוד שפה טבעית (NLP) ואוטומציה רובוטית (RPA) יכולות לסייע באוטומציה של תהליכים שבעבר היו ידניים או אוטומטיים למחצה.

דוגמאות למשימות נפוצות שניתן לבצע בצורה אוטומטית:

שליחת מיילים אוטומטיים ללקוח לאחר רכישה באתר.

עדכון מערכת ה-CRM כשמתווסף ליד חדש.

שליחת תזכורות אוטומטיות לצוות על משימות פתוחות.

ניהול תהליכים עסקיים.

שירות לקוחות.

גבייה ותשלומים.

תיוק קבצים.

ניהול רשימות תפוצה.

תזמון פגישות.

עדכונים פנים ארגוניים.

משיכת פניות לקוחות מכל ערוצי הפרסום למערכת CRM.

שירות לקוחות בווצאפ, באתר וברשתות חברתיות באמצעות צ'אט בוטים חכמים.

ביצוע פולו אפ אוטומטי.

תזכור לקוחות לגבי פגישות באמצעות הווצאפ כולל הוראות הגעה למקום וקישור לווייז.